توثيق الدورة المستندية الشاملة ٢٠٢٦

OPERATIONAL & FINANCIAL PIPELINE

الدورة المستندية الكاملة (١٢ مرحلة)

يمثل هذا التدفق المسار الإلزامي لكل قطعة تدخل أو تخرج من عهدة Brandzo، بدءاً من الاحتياج التجاري وحتى الإغلاق المالي في الدفاتر المحاسبية في بيئة Odoo، مما يضمن الشفافية والرقابة التامة.

المراحل التشغيلية (Operational Logistics)

01

🛒

طلب شراء (PR)

تحديد الاحتياج داخلياً عبر Odoo بناءً على قواعد إعادة الطلب التلقائية (Reorder Rules). الجهة: التجارية/الفروع.

02

📄

أمر شراء (PO)

الالتزام القانوني مع المورد. يتحول الـ PR إلى PO معتمد بعد موافقة الإدارة التجارية. الجهة: التجارية.

03

🚛

إشعار شحن (ASN)

إخطار بوصول البضاعة لجدولة الرصيف والعمالة بالمستودع. الجهة: المستودع / المورد.

04

✅

استلام وفحص (GRN)

المطابقة المادية وفحص الجودة (QC) وتسجيل الاستلام في Odoo. الجهة: المستودع + الجودة.

05

🏬

تخزين موجه (Putaway)

توجيه البضاعة لمواقعها بالرفوف عبر ماسح الباركود لتحديث بطاقة الصنف (Bin Card). الجهة: المستودع.

06

📦

تحضير (Pick & Pack)

سحب البضاعة بناءً على أوامر التسليم وقواعد الصلاحية FEFO وتعبئتها. الجهة: المستودع.

07

🚚

شحن وتوزيع (Dispatch)

إصدار إذن التسليم وتصريح خروج البوابة (Gate Pass) للسيارات. الجهة: المستودع.

08

↩️

المرتجعات (Returns)

معالجة البضاعة المرتجعة، تصنيفها (تالف/سليم)، وإعادتها للمخزون أو إعدامها. الجهة: المستودع.

المراحل المالية المحاسبية (Financial Closing)

09

⚖️

مطابقة (3-Way Match)

مطابقة (أمر الشراء + إذن الاستلام + فاتورة المورد) قبل أي صرف. الجهة: المالية.

10

🧾

فاتورة المورد (Bill)

تسجيل الالتزام المالي للمورد في Odoo بعد نجاح المطابقة. الجهة: المالية.

11

📖

قيد يومية (Journal Entry)

الترحيل الآلي للقيود بناءً على تقييم المخزون (Inventory Valuation). الجهة: المالية.

12

🔒

الإغلاق (Financial Close)

إغلاق الفترة المحاسبية وضمان تطابق المخزون الدفتري مع الفعلي. الجهة: المالية.

INTEGRATION & ACCOUNTABILITY

التقاطع التنظيمي ومصفوفة RACI

توضح هذه المصفوفة من ينفذ، من يعتمد، ومن يراقب كل مرحلة من مراحل الدورة المستندية.

المرحلة التشغيلية	الإدارة التجارية	إدارة المستودع الرئيسي	العمليات اللوجستية	إدارة الجودة	الإدارة المالية	تقنية المعلومات (IT)
01. إنشاء طلب الشراء (PR)	A/R (مُعتمِد/منفذ)	C (مستشار)	I	I	C	I
02. إصدار أمر الشراء (PO)	R (منفذ)	I (مُبلَّغ)	I	I	A (مُعتمِد الميزانية)	I
03. إشعار الشحن (ASN)	C	R (مُجدول الاستلام)	C	I	I	I
04. الاستلام (GRN)	I	A/R (مسؤول الاستلام)	C	R (الفحص)	I	C
05. التخزين الموجه (Putaway)	I	R (تنفيذ التسكين)	I	I	I	A (برمجة القواعد)
06. التحضير (Pick/Pack)	C	R (مشغل الصرف)	C	I	I	I
07. التوزيع والشحن (Dispatch)	I	A (مُصدر الإذن)	R (السائق)	I	I	I
08. المرتجعات (Returns)	C	R (استلام وتسوية)	I	A (تصنيف التلف)	A (الإشعار الدائن)	I
09. الجرد الدوري (Cycle Count)	I	R (تنفيذ الجرد)	I	C	A (مراجعة الفروق)	I
10. إدارة بيانات الأصناف	R (إنشاء الصنف)	A (تحديد المواقع)	I	C (الصلاحية)	A (تسعير/حسابات)	R (دعم)

WAREHOUSE DOMAIN EXHAUSTIVE OVERVIEW

المستودعات: المهام، الصلاحيات، والقواعد (Core Domain)

٤.أ - مصفوفة الصلاحيات التفصيلية (Role-Based Permissions in Odoo)

الدور الوظيفي	الصلاحية في Odoo	المهام الإنشائية (Create)	المهام الاعتمادية (Validate)	صلاحيات القراءة (View Only)
مدير المستودع التنفيذي	Inventory Manager	تسويات الجرد الكبرى، تعديلات المخزون اليدوية، أوامر التخريد (Scrap).	الاعتماد النهائي لـ GRN والفروقات، التحويلات العاجلة، Gate Pass.	كافة التقارير، Valuation، Audit Logs.
مشرف الاستلام	Inventory User	مسودة استلام (Draft GRN)، طلب فحص جودة، تحديث تواريخ الصلاحية.	تأكيد الاستلام فقط بعد توقيع الجودة. لا يملك صلاحية تعديل رصيد.	أوامر الشراء (PO)، بيانات الموردين.
فاحص الجودة (QC)	Quality User	تقرير الفحص (QC Report)، إشعار عدم المطابقة، تقرير بضاعة تالفة.	قبول/رفض الدفعة (Quality Release).	بطاقات الأصناف، معايير التخزين.
مشغل الصرف (Picker)	Inventory User (Barcode)	قوائم السحب (Picking)، قائمة التعبئة (Packing List).	تأكيد سحب الكميات الفعلية عبر الماسح فقط.	أوامر التسليم المجدولة.
مشرف الشحن	Inventory User	إذن النقل الداخلي، تصريح خروج بوابة (Gate Pass).	أمر التسليم النهائي (Delivery Order).	أوامر البيع، مسارات النقل.
مدقق الجرد	Inventory User	سجلات الجرد الدوري (Cycle Count)، الفحص الأسبوعي.	رفع مسودة الفروقات للإدارة للتمحيص.	أرصدة النظام الدفترية مقابل الفعلية.

٤.ب - جدول مرجعية المستندات والوثائق (٢١ نموذج تشغيلي)

قائمة حصرية بجميع النماذج اللوجستية ومسارها داخل بيئة Odoo.

النموذج	الاسم بالإنجليزية	من يُنشئ (Creator)	من يعتمد (Validator)	المسار التشغيلي في Odoo
١. طلب شراء داخلي	Purchase Requisition	الأقسام / الفروع	المدير التجاري	Purchase / Requisitions
٢. أمر الشراء	Purchase Order (PO)	المشتريات	التجارية + المالية	Purchase / Orders
٣. إشعار الشحن المسبق	ASN	المورد / المشتريات	مشرف الاستلام	Inventory / Receipts
٤. مذكرة استلام بضاعة	GRN	مشرف الاستلام	مدير المستودع	Inventory / Receipts
٥. تقرير فحص جودة	QC Inspection Report	فاحص الجودة	مدير الجودة	Quality / Control Points
٦. أمر تخزين موجه	Putaway List	آلية Odoo	مشرف التخزين	Inventory / Operations
٧. بطاقة الموقع المخزني	Bin Card	آلية Odoo	مشرف التخزين	Inventory / Reporting / Locations
٨. طلب صرف داخلي	Store Requisition	القسم الطالب	مدير المستودع	Inventory / Transfers
٩. قائمة السحب	Picking List	آلية Odoo	مشغل الصرف	Inventory / Pick
١٠. قائمة التعبئة	Packing List	مشغل الصرف	مشرف الشحن	Inventory / Pack
١١. إذن تسليم	Delivery Note	مشرف الشحن	السائق/العميل	Inventory / Delivery Orders
١٢. تصريح خروج بوابة	Gate Pass	مشرف الشحن	أمن المستودع	Custom Module / Gate Pass
١٣. إذن نقل داخلي	Stock Transfer Slip	إدارة الأسواق	مدير المستودع	Inventory / Internal Transfers
١٤. إشعار مرتجع	Return Note	مسؤول المرتجعات	مدير المستودع	Inventory / Returns
١٥. تقرير بضاعة تالفة	Damaged Goods Report	فاحص الجودة	مدير المستودع + مالية	Inventory / Scrap
١٦. سند تسوية مخزون	Stock Adjustment	مدقق الجرد	المدير المالي + التنفيذي	Inventory / Physical Inventory
١٧. إشعار دائن	Credit Note	المحاسب	المدير المالي	Accounting / Credit Notes
١٨. ورقة جرد دوري	Cycle Count Sheet	مدقق الجرد	مدير المستودع	Inventory / Physical Inventory
١٩. بطاقة تعريف الصنف	Item Master Data	التجارية (حصرياً)	المستودع (إثراء المواقع)	Inventory / Products
٢٠. سجل الاجتماع اليومي	Daily Huddle Log	مشرف الوردية	مدير العمليات	Documents / Internal
٢١. فحص أسبوعي	Weekly Check	فريق الحوكمة	مدير المستودع	Quality / Audits

٤.ج - قواعد الرقابة الداخلية وإجراءات التشغيل (Internal Control SOPs)

قاعدة الاستلام (Receiving): يمنع منعاً باتاً استلام أي منتج لا يوجد له أمر شراء (PO) معتمد مسبقاً في Odoo. يجب استكمال توقيع الجودة قبل تحويل مسودة الـ GRN إلى حالة "Done".
قاعدة التخزين (Putaway): يجب مسح باركود الرف (Location Barcode) ثم باركود الصنف لضمان التحديث اللحظي لبطاقة الصنف. يمنع التخزين العشوائي على أرضية المستودع.
قاعدة الصرف (Dispatch): لا تخرج أي سيارة توزيع من بوابة المستودع بدون (Gate Pass) مربوط برقم إذن التسليم (Delivery Note). السحب الداخلي يعتمد حصرياً على توجيهات FEFO الآلية من Odoo.
قاعدة الجرد (Cycle Count): إلغاء الجرد السنوي المعطل للعمل، واستبداله بمهام جرد دوري موجه (يومياً/أسبوعياً) للأصناف عالية الدوران. لا يتم تعديل أي رصيد يدوياً بدون سند تسوية (Stock Adjustment) معتمد من المدير المالي.

٤.د - مصفوفة التصعيد التشغيلي (Escalation Matrix)

الموقف / الاستثناء التشغيلي	مستوى التصعيد الأول	مستوى التصعيد الثاني	الإجراء النظامي المعتمد
رفض دفعة بالكامل من قبل الجودة (QC Reject)	مشرف الاستلام	مدير المستودع التنفيذي	إصدار Return Note للمورد، وحجر البضاعة مؤقتاً بالبرنامج.
فروقات جرد تتجاوز ٢٪ أو تلفيات قيمة عالية	مدير المستودع التنفيذي	المدير المالي + التجاري	تجميد حركة الصنف، فتح تحقيق، ورفع Stock Adjustment Voucher.
أمر تحميل عاجل خارج أوقات العمل الرسمية	مشرف الشحن	مدير العمليات اللوجستية	إصدار Gate Pass استثنائي، وإرفاقه بتقرير الحادثة للمراجعة.

SYSTEM MAPPING

هندسة المقترح والتكامل في Odoo

[ PHYSICAL WAREHOUSE FLOW ]        [ ODOO MODULE / PATH ]

 1. Vendor Truck Arrival   ====>   [ Inventory > Receipts ]
             |
 2. Quality Inspection     ====>   [ Quality > Control Points ]
             |
 3. Unloading & Scanning   ====>   [ Inventory > Putaway Rules ]
             |
 4. On-Shelf Storage       ====>   [ Inventory > Locations > Bin ]
             |
 5. Wave/Batch Picking     ====>   [ Inventory > Pick Operations ]
             |
 6. Packing / Labeling     ====>   [ Inventory > Pack ]
             |
 7. Dispatch & Loading     ====>   [ Sales > Delivery Orders ]
             |
 8. Financial Execution    ====>   [ Accounting > Vendor Bills / Close ]
    

PERFORMANCE METRICS

لوحة مؤشرات الأداء (KPIs)

≥ 98.5%

دقة الاستلام (GRN vs PO)

≥ 99.5%

دقة التخزين (Putaway Match)

≥ 99.7%

دقة التحضير (Pick Accuracy)

≤ 4h

زمن دورة الاستلام (Dock-to-Stock)

100%

تطبيق الـ 3-Way Match

0%

تجاوزات صلاحية FEFO

≥ 95%

معالجة المرتجعات خلال 48h

≥ 99.0%

دقة المخزون المادي (Cycle Count)

REAL-TIME FLOOR EXECUTION

دليل العمليات عبر الجوال (Odoo Barcode App)

كل العمليات الميدانية للعمال ومشرفي المستودع تتم حصرياً عبر الهواتف الذكية أو أجهزة المسح المتنقلة لتحديث قاعدة البيانات بشكل لحظي.

١. مسار الاستلام (Receiving)

يفتح المشرف التطبيق ويختار Receipts.
يمسح باركود الإرسالية أو أمر الشراء.
يمسح باركود كل صنف، ويُدخل الكمية المستلمة ورقم الدفعة (Lot Number).
يصور أي أضرار عبر الكاميرا لترفق بتقرير الجودة.
يضغط Validate ليُنشأ الـ GRN وتُحدث الأرصدة تلقائياً.

٢. مسار التخزين (Putaway)

بعد الاستلام، يتلقى العامل مهمة توجيه آلي على هاتفه.
يمسح الصنف، فيرشده التطبيق إلى الرف الأمثل (الموقع).
يصل العامل للموقع ويمسح باركود الرف (Bin Barcode) للتأكيد.
يضغط تأكيد، فتُحدث بطاقة الصنف (Bin Card) في قواعد البيانات.

٣. مسار التحضير (Picking)

يستلم العامل مهمة السحب (Picking Task) مرتبة حسب أقصر مسار للمشي.
يمسح باركود الرف، ثم يمسح باركود المنتج (التطبيق يوجه لسحب التاريخ الأقدم FEFO).
عند سحب منتج خاطئ، يصدر الجهاز تنبيهاً بالرفض.
بمجرد اكتمال القائمة، يتم تحويل الشحنة إلى منطقة التعبئة (Packing).

SYSTEM INFRASTRUCTURE

دور إدارة تقنية المعلومات (IT System Admin)

تلعب إدارة التقنية دور المحرك الخفي لضمان استقرار البنية التحتية اللوجستية.

المهام التقنية الحصرية (Admin Level)	الوصف والإجراء
إدارة الصلاحيات (Users & Roles)	تعيين صلاحيات دقيقة لكل مستخدم (مثال: موظف الاستلام لا يرى التكاليف المالية).
تكوين المستودعات (Warehouses Setup)	إنشاء مستودعات جديدة للفروع، والمستودعات الافتراضية للسيارات (Virtual VANs).
إعداد قواعد Odoo التشغيلية	تفعيل خيارات متقدمة مثل: 3-step receiving، وتكوين قواعد Putaway الآلية.
البنية التحتية والشبكة	توفير تغطية Wi-Fi صناعية قوية، وصيانة ماسحات الباركود (Zebra/Honeywell) وطابعات الملصقات.
الأمن والنسخ الاحتياطي	إدارة قاعدة بيانات PostgreSQL، إجراء نسخ احتياطي يومي مجدول، ومراقبة Audit Logs لكل الحركات الحساسة.

BULK DATA INTEROPERABILITY

مسار استيراد وتصدير بيانات الشراء (Excel Workflow)

دورة العمل المتكاملة بين الإدارة التجارية وإدارة المستودعات لمعالجة أوامر الشراء الضخمة باستخدام قوالب الإكسيل لضمان السرعة والدقة.

1. تصدير النواقص (Export)

إدارة المستودعات

تصدير قائمة الأصناف من Odoo محتوية على: (الباركود، اسم الصنف، الرصيد الحالي، نقطة إعادة الطلب).

2. التسعير والمورد (Enrich)

الإدارة التجارية

استلام الملف وإضافة: (اسم المورد، كود المورد، الكمية المطلوبة للشراء، سعر الوحدة، مهلة التوريد).

3. الاستيراد (Import)

الإدارة التجارية / IT

استيراد الملف المكتمل إلى Odoo عبر مسار (Purchase > Orders > Import) ليتحول إلى مسودة أمر شراء (Draft PO) جاهز للاعتماد.

DATA GOVERNANCE & CREATION

إنشاء البيانات الرئيسية (Master Data Governance)

⚠️ الصلاحية الحصرية للإنشاء: تعتبر الإدارة التجارية (Commercial Department) هي الجهة الوحيدة والمخولة حصرياً بإنشاء وتعريف بطاقات الأصناف (Products)، الموردين (Vendors)، والعملاء (Customers) في قاعدة البيانات. لا يتدخل المستودع أو المالية إلا في مراحل الإثراء اللاحقة.

مسار التعاون المؤسسي في بطاقة الصنف (Product Card Collaboration)

التسلسل	الجهة المسؤولة	البيانات المدخلة في بطاقة الصنف	المسار في Odoo
الخطوة ١ (الإنشاء)	الإدارة التجارية	الاسم التجاري، الفئة الأساسية، سعر البيع المتوقع، المورد الافتراضي (Vendor)، مهلة التوريد.	Inventory > Products > New
الخطوة ٢ (الإثراء اللوجستي)	إدارة المستودع	تحديد الوحدة (UoM)، تصنيف التخزين (Storable)، توليد/ربط الباركود، وقواعد الـ Putaway.	Product > Inventory Tab
الخطوة ٣ (الإقفال المالي)	الإدارة المالية	مراجعة حسابات الدخل/المصروفات للصنف، وتحديد التكلفة الدفترية (Cost Price).	Product > Accounting Tab

MULTI-LOCATION LOGISTICS

إدارة الفروع والمستودعات الافتراضية (Virtual VANs)

يتيح المقترح الفني إدارة شاملة لشبكة التوزيع المكونة من مستودع رئيسي، فروع، وأسطول نقل.

١. التحويلات للفروع (Branch Transfers)

يعتبر كل فرع (مثلاً فرع الرحبة) بمثابة "مستودع فرعي" (Sub-Warehouse) له موقع مستقل في Odoo.
التحويل يتم عبر إنشاء Internal Transfer Request من المستودع الرئيسي للفرع.
تخصم البضاعة من المستودع الرئيسي وتظل في حالة (In Transit) حتى يضغط مدير الفرع (Validate Receipt) عبر واجهته لإثبات الدخول في عهدته.

٢. سيارات التوزيع (Virtual VAN Locations)

تُعرَّف كل شاحنة توزيع في Odoo كـ "موقع تخزين افتراضي" (Virtual Location).
عند تحميل الشاحنة، يُنشأ إذن نقل داخلي لتحريك البضاعة من (Main WH) إلى (VAN-001 Location).
يُصدر مشرف الشحن إذن الخروج وتصبح البضاعة في عهدة السائق المحاسبية.
عند تسليم السائق للعميل النهائي، تُنقل البضاعة من الـ VAN إلى حساب العميل، وفي نهاية اليوم يجب أن يُطابق رصيد الـ VAN البضاعة المتبقية في الشاحنة لعمل التسوية.

SUPPLEMENTARY PROCEDURES

قائمة التوثيق الإضافية للشمولية (Completeness)

الإجراء / الخاصية	التفاصيل الفنية وتطبيقها في بيئة Odoo
تتبع الدفعات وتواريخ الصلاحية (Lot & Serial Tracking)	إلزامي للمواد الغذائية والمستحضرات. يتم تفعيل خاصية (Tracking By Lots) في بطاقة الصنف، لضمان قدرة النظام على تطبيق سياسة FEFO وحصر تواريخ الانتهاء، ويسهل عمليات سحب المنتج (Product Recall) من السوق عند الحاجة.
قواعد إعادة الطلب الآلية (Auto-Reorder Rules)	تحديد كمية صغرى (Min) وكمية قصوى (Max) لكل صنف حيوي. عندما يصل الرصيد الفعلي للحد الأدنى، يُصدر Odoo طلب شراء (PR) تلقائياً وينبه الإدارة التجارية.
تقارير المستودع الأساسية (Essential Reports)	الاعتماد الدائم على: تقرير تقييم المخزون المالي (Inventory Valuation)، تقرير تتبع حركات المنتجات (Product Moves)، وتقرير الأعمار الافتراضية (Lot Expiry Report).
الجرد السنوي الشامل (Annual Physical Count)	يتطلب تجميداً تاماً للعمليات (Lock Moves) من قبل الـ IT، إنشاء ورقة جرد شاملة في Odoo، مسح كافة الأصناف، وتوليد تقرير الفروقات (Discrepancy Report) للاعتماد المالي قبل فتح النظام للعام الجديد.

EXECUTIVE APPROVAL

خاتمة وتوقيعات الاعتماد التنفيذي

مدير إدارة المستودعات

الجهة المُعِدَّة والمُنفِّذة للمقترح التشغيلي

المدير التجاري

اعتماد سياسات الأصناف والموردين

المدير المالي

اعتماد قواعد المطابقة والإغلاق المحاسبي

المدير العام (CEO)

BRANDZO HOLDING GROUP

يعتبر توقيع المدير العام بمثابة إيعاز ببدء المرحلة التنفيذية للتحول الرقمي

الدورة المستندية الشاملةالهيكل التنظيمي × أدوار المستودع